Signer un acte authentique électronique

Depuis son lancement par le notariat en 2008, l’acte authentique électronique (AAE) s’est généralisé. Plus de la moitié des offices notariaux l’ont adopté.

Concrètement, comment se déroule la signature d’un acte authentique électronique ?
Pour qui a déjà signé des actes « à l’ancienne », la première signature d’un AAE est d’une fluidité inédite ! Fini, les liasses à parapher page par page : place aux écrans et aux tablettes graphiques. Le rendez-vous de signature a lieu dans une pièce aménagée pour cet usage, où chacun peut suivre la lecture de l’acte, soit sur un écran individuel, soit sur un grand écran. Le notaire répond aux dernières questions des clients et peut si nécessaire y apporter une dernière modification en direct. Il passe également en revue les annexes (au format PDF), très nombreuses en cas de vente immobilière. Tour à tour, chacun appose sa signature sur une tablette graphique à l’aide d’un stylet, puis l’ensemble des annexes . L’opération, plus rapide et moins fastidieuse qu’auparavant, permet aussi au notaire d’être plus à l’écoute de ses clients. Le tout sans aucun surcoût pour ces derniers.

Comment le notaire authentifie-t-il l’acte ?
Le notaire qui reçoit l’acte s’identifie grâce à la clé Real, du même format qu’une clé USB. Celle-ci lui est personnelle et lui permet d’authentifier l’acte comme il le ferait sur papier en signant et en y apposant son sceau. L’acte signé par voie électronique a exactement la même force juridique qu’un acte sur papier.

Comment l’acte est-il conservé ?
L’acte est enregistré, crypté, et envoyé via le réseau du notariat vers le Micen, le minutier électronique du notariat, et ses serveurs ultra sécurisés. Y sont déjà conservés près de 2 millions d’actes électroniques. Le notariat doit en assurer la consultation et la conservation pendant 75 ans, après quoi les documents seront versés aux archives. Quant au client, il repart avec une copie papier de l’acte, mais dispose également d’une version dématérialisée qu’il pourra conserver sur son ordinateur et transmettre si besoin à sa banque, à sa compagnie d’assurances…

De quelles innovations les clients des notaires profiteront-ils dans les prochaines années ?
Plus de la moitié des offices sont désormais équipés pour les signatures électroniques et leur nombre va continuer à croître. La révolution numérique ne s’arrête pas là : le notariat commence à développer la visio-conférence sur son réseau informatique sécurisé, afin de faciliter les échanges à distance. On peut par exemple imaginer de tenir des rendez-vous à distance, avec une sécurité sans faille. Etape suivante : la signature d’actes authentiques à distance. En se rendant chez leur notaire respectif, des personnes éloignées de centaines de kilomètres pourront participer à la même séance de signature.

Actus

Au sommaire de Conseils des notaires
En novembre, Conseils fait le point sur les problèmes qui peuvent se présenter lors du règlement d’une succession et sur les moyens de les résoudre, avec l’aide du notaire. Retrouvez également Conseils des notaires en kiosque avec un numéro hors-série de 140 pages consacré à l’aide familiale.

L’habilitation familiale, pour protéger un proche vulnérable
Une ordonnance du 15 octobre 2015 crée une alternative à la tutelle ou à la curatelle. L’habilitation familiale permettra aux proches d’une personne qui n’est plus en état d’exprimer sa volonté (ses enfants, frères et sœurs, concubin…) d’organiser plus facilement sa protection, et de prendre des dispositions concernant ses biens ou sa personne. La demande d’habilitation, faite au juge des tutelles, s’appuiera sur un certificat médical. Le juge s’assurera de l’accord des proches avant de valider l’habilitation et d’en préciser l’étendue. Ce nouveau dispositif ne concerne pas les époux, à qui les règles du code civil permettent déjà de se protéger l’un l’autre en pareille situation. Il entrera en vigueur le 1er janvier 2016.

Moins de contraintes pour les parents isolés
Lorsqu’un seul parent exerce l’autorité parentale (quand l’autre parent est décédé ou a été privé de cette autorité, par exemple), il doit obtenir l’autorisation du juge pour réaliser certains actes sur les biens de ses enfants. A compter du 1er janvier 2016, l’ordonnance du 15 octobre 2015 donne aux parents les mêmes droits, quelle que soit l’organisation familiale. Pour tous, l’autorisation du juge ne sera nécessaire que pour les actes les plus à risque pour les biens de l’enfant, par exemple la souscription d’un emprunt.